Das Login erfolgt einmalig pro geöffnetem Browser. Sofern mehrere Mandantenlizenzen erworben wurden, erfolgt hier ebenfalls die Auswahl des Mandanten.
Sämtliche Einstellungen gelten ausschließlich für den jeweils gewählten Mandanten.

Es wird die Verwendung des Microsoft Internet Explorers 6.x (Vollbild mit Taste F11) bei einer Bildschirmauflösung von 1024*768 Bildpunkten empfohlen. Der Einsatz optischer Scrollmäuse ist auf Grund der dynamischen Seiteninhalte äußerst sinnvoll.

Um eine empfangene Email zu bearbeiten, muss diese vorab markiert werden. Wurde bereits mit dieser Emailadresse korrespondiert, erscheinen diese Emails unterhalb im Feld Korrespondenz. Rot gekennzeichnete Emails sind eigene Antworten. Werden diese Emails markiert, kann in dem sich öffnenden PopUp Fenster deren Inhalt gelesen werden. Der Inhalt eingehender Emails wird in der rechten, unteren Bildhälfte angezeigt. Wurde mit der Email ein Dateianhang versendet, so wird dies durch kleine Piktogramme angezeigt.
Sollte der Internet Explorer kein Plugin zum Öffnen des Dateianhanges beinhalten, kann dieser mit rechter Maustaste Ziel speichern unter auf dem Clientrechner gespeichert werden.

Im der linken unteren Bildhälfte befindet sich die statistische Bewertung der empfangenen Mail sowie die Eingabemaske der integrierten Kontaktdatenbank. Bei markierter Email wird der Absendername und dessen Emailadresse bereits eingefügt. Es kann nur jeweils ein Datensatz zu einer Emailadresse zugeordnet werden. Wurde der Kontakt bereits gespeichert, erscheint der Text in den Eingabefeldern in rot. Die Daten können jederzeit aktualisiert bzw. gelöscht werden.

Um den Bildschirm manuell zu aktualisieren, drücken Sie auf das obere, linke Brieflogo in der Titelleiste. Die Hilfe rufen Sie über das Fragezeichen auf. Die Sitzung beenden Sie über das Kreuzsymbol direkt daneben.

In der Symbolleiste darunter gelangen Sie zu den unterschiedlichen Menüpunkten, die im einzelnen erklärt werden.

Der Agent kann im folgenden eine Antwort erstellen. Dazu steht ihm ein Fenster für eigene Antworttexte und die Auswahl der vordefinierten Textkonserven zur Verfügung. Die zur Verfügung stehenden Textkonserven werden in der rechten Bildschirmhälfte angezeigt. Verweilt man mit der Maus über einem Textkonservennamen, werden dessen erste Zeilen in einem Feld zur Anzeige gebracht. Mit einem Mausklick auf das Lupensymbol wird der gesamte Inhalt der Textkonserve in einem Vorschaufenster gezeigt. Mit einem Mausklick auf das Textkonserve einfügen Symbol wird der Inhalt der Textkonserve automatisch an den Platz im Textfeld eingefügt, an dem sich der Cursor befindet. Der Versand des Originaltextes kann ebenso festgelegt werden. Die Taste Text Einfügen beendet die Zusammenstellung und führt zum finalen Antwortfenster.

Im zweiten Schritt erscheint der Inhalt der Antwort im gesamten und kann gegebenenfalls nachbearbeitet werden.

Lokale und Server basierte Dateianhänge können in beliebiger Anzahl der Email angefügt werden.

Die Taste Mail Versenden stellt die Antwort in den Postausgangsordner und lässt den Agent zurück zum Hauptmenü gelangen.

Die Originalemail verlässt das Posteingangsmenü des Agents und wird als beantwortet deklariert.

Der Agent kann die Email an eine der ihm zugeordneten externen Emailadressen mit deren vorgefertigten Betreffzeilen weiterleiten.

Zur optimalen Auslastung empfiehlt sich die Spezialisierung der Agents über Key Wörter und Accounts. Dies wird nicht immer 100%ig vorab möglich sein, und so kann der Agent die Email intern einem anderen Agent zustellen bzw. die Email zur späteren Beantwortung im eigenen Posteingang parken. Diese Emails sind rot markiert und werden nach dem Abmelden des Agents nicht mehr in den Emailpool des Systems zurückgestellt.

Sofern in der Datei new_config.php festgelegt, kann der Agent eine markierte Email löschen. Diese Email wird nicht physikalisch gelöscht, sondern in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben.